Hãy tìm hiểu 5 kỹ thuật quản lý thời gian hàng đầu để giúp bạn lấy lại sự kiểm soát và tăng cường hiệu suất làm việc trong cuộc sống và công việc của mình.
1. Tìm hiểu 5 kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc sống và công việc
( Ảnh: Fastcompany )
Quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc sống và công việc đã trở thành một thách thức lớn đối với nhiều người. Và chúng ta cần nhiều hơn những khẩu hiệu để giải quyết vấn đề này. Đặc biệt sau khi đại dịch đã thay đổi cách chúng ta trải nghiệm cuộc sống và công việc, nhiều người cảm thấy thời gian của họ đã bị biến dạng. Và không có gì ngạc nhiên: Nơi làm việc của chúng ta thường là không gian ở nhà, danh sách công việc của chúng ta dường như không ngừng tăng dưới sự tấn công không ngừng của các tin nhắn, và thời gian sử dụng màn hình ngày càng gia tăng có thể làm chúng ta sa lầy xa những ưu tiên trong cuộc sống thực như sức khỏe, mối quan hệ và sở thích cá nhân.
Là nhà lãnh đạo kinh doanh, doanh nhân và nhân viên, chúng ta cần lấy lại sự kiểm soát về cách chúng ta quản lý thời gian. Nếu bạn giống như tôi, việc làm điều này đòi hỏi một nỗ lực liên tục. Tôi đã dành nhiều năm để hoàn thiện bộ công cụ quản lý thời gian của mình, giúp tôi xây dựng cả các doanh nghiệp thành công và cuộc sống gia đình hạnh phúc. Dưới đây là năm kỹ thuật quản lý thời gian hàng đầu của tôi - mà ngay cả khi bạn sử dụng màn hình cũng không cần phải từ bỏ!
2. Hãy trở nên ít phản hồi hơn
Một trong những nguyên nhân gây giảm năng suất lớn nhất là ham muốn phản hồi ngay lập tức các tin nhắn đến. Chúng ta đều có thiết bị di động giúp chúng ta có thể liên lạc được 24/7. Nhưng quan trọng là đặt kỳ vọng rằng bạn không luôn luôn sẵn có.
Đây có thể không phải là một quan điểm phổ biến, nhưng như một người lãnh đạo, tôi không muốn mọi người phản hồi ngay lập tức vào tin nhắn của tôi. Tôi muốn họ tập trung vào công việc của mình và chỉ xem tin nhắn vào một thời điểm phù hợp với họ. Đối với tôi, điều này có nghĩa là kiểm tra tin nhắn chỉ một lần mỗi ngày. Tôi cũng cung cấp một phương án để liên lạc với tôi ngoài những thời điểm đó, nhưng chỉ khi có sự gián đoạn thực sự cần thiết.
Tuy nhiên, với nhiều người trong chúng ta, tin nhắn đến thường được ưu tiên hơn các nhiệm vụ sâu hơn. Khi bạn phản hồi ngay lập tức hoặc bị gián đoạn bởi mỗi tin nhắn đến, điều này làm gián đoạn quá trình làm việc của bạn và loại bỏ bất kỳ khả năng nào để thực hiện công việc sâu sắc. Và nếu bạn nghĩ rằng bạn đang đa nhiệm, khả năng cao bạn chỉ đang làm một số việc một cách kém hiệu quả.
3. Lên lịch cho những điều quan trọng
Trong nhiều năm, tôi để lịch và hộp thư đến quyết định cuộc sống của tôi. Cuộc họp công việc được lên lịch trên việc tập thể dục và buổi hẹn hò, và yêu cầu đột xuất chiếm lĩnh thời gian làm việc tập trung. Điều đó có nghĩa là tôi không còn khỏe mạnh, hạnh phúc và hiệu quả vì tôi phản ứng theo những gì người khác muốn thay vì sở hữu thời gian của mình.
Hôm nay, tôi sở hữu lịch của mình. Tôi lên lịch những điều quan trọng nhất cho mình trước, và tất cả những thứ khác phải phù hợp hoặc bị loại bỏ. Tôi bắt đầu với thời gian tập thể dục, thời gian nghỉ để tâm trí, thời gian gia đình và thời gian làm việc - theo thứ tự đó. Tôi cũng lên lịch buổi hẹn hò để tránh việc lãng phí thời gian trên ghế sofa thay vì tận hưởng thời gian kết nối với vợ.
Hãy coi lịch của bạn như một không gian hữu hạn thay vì một danh sách việc cần làm vô tận. Những gì quan trọng nhất đối với bạn nên được lên lịch. Việc có một danh sách việc cần làm cũng không sao, nhưng hãy xem nó như những việc bạn không cam kết làm cho đến khi chúng được lên lịch trong lịch của bạn.
4. Xây dựng thời gian dự phòng
Thực tế là, ngay cả khi bạn tuân thủ các ưu tiên đã lên lịch, có những việc đột xuất sẽ xuất hiện. Bạn sẽ nhận được một tin nhắn khẩn cấp bạn không thể bỏ qua hoặc một lời mời sự kiện mà bạn chưa lên kế hoạch. Cách để giải quyết vấn đề này là xây dựng thời gian dự phòng trong lịch trình của bạn.
Mức độ thời gian dự phòng bạn cần phụ thuộc vào cá nhân bạn, nhưng tôi khuyến nghị bạn dành cho mình từ 30% đến 50% thời gian lịch của bạn ban đầu. Điều này cho phép bạn linh hoạt để phản ứng khi cần thiết và tập trung - hoặc kết thúc công việc - khi cần thiết. Và hãy nhớ, những người làm việc hiệu quả nhất cũng lên lịch thời gian nghỉ thường xuyên. Khi bạn có nhiều kinh nghiệm hơn với cách tiếp cận này, bạn có thể giảm thời gian dự phòng xuống từ 20% đến 30%.
5. Hợp tác với một huấn luyện viên về thời gian
Có rất nhiều nhà quản lý thời gian nổi tiếng cung cấp hệ thống để lấy lại thời gian của bạn. Tôi đặc biệt thích phương pháp của Dan Martell trong cuốn sách Buy Back Your Time và một số mẹo của David Allen trong cuốn sách Getting Things Done. Nhưng đọc sách chỉ đưa bạn đi xa được một đoạn. Một huấn luyện viên thực tế có thể giúp bạn xem xét ưu tiên của mình và đưa ra đánh giá thực tế cho tháng, quý hoặc năm của bạn.
Ví dụ, gần đây tôi đã làm việc với một người đến với tôi với tám việc ưu tiên trong danh sách cho quý này. Cùng nhau, chúng tôi đã thu gọn danh sách của họ xuống còn ba ưu tiên và đặt tất cả những việc khác vào danh sách phụ về các dự án đam mê. Một huấn luyện viên có thể mang đến cho bạn một góc nhìn bên ngoài vô giá không chỉ về những gì thực tế để đạt được, mà còn về việc đánh giá việc sử dụng thời gian tốt nhất của bạn.
Tóm tắt
Việc quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc. Bằng cách áp dụng những kỹ thuật quản lý thời gian hàng đầu, bạn có thể lấy lại sự kiểm soát và tăng cường hiệu suất làm việc của mình. Hãy trở nên ít phản hồi hơn, lên lịch cho những điều quan trọng, xây dựng thời gian dự phòng, hợp tác với một huấn luyện viên về thời gian, và đặt ưu tiên cho sự cân bằng và sự hài lòng trong cuộc sống của bạn. Với những thay đổi nhỏ và những thói quen mới, bạn sẽ trở thành người quản lý thời gian tốt hơn và đạt được thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống.