Hãy tìm hiểu 6 chiến lược quan trọng để tạo ra giới hạn lành mạnh cho lịch làm việc của bạn và quản lý thời gian hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và sức khỏe của mình.
1. Bảo vệ lịch làm việc của bạn để bảo vệ năng lượng của bạn
( Ảnh: Entrepreneur )
Theo một nghiên cứu gần đây của Zippia, 74% các công ty tại Hoa Kỳ đang sử dụng hoặc dự định triển khai mô hình làm việc kết hợp lâu dài. Xu hướng này đang buộc các nhà lãnh đạo phải nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình để tồn tại trong cách làm việc mới.
Mặc dù sự linh hoạt và sự thoải mái của việc làm việc từ xa có thể thú vị, nhưng ngày càng có nhiều thách thức không đáng có đối với các nhà lãnh đạo, gần như đối mặt với nguy cơ cháy sụp. Trước đại dịch, không gian làm việc riêng biệt và việc di chuyển đến và từ văn phòng đã giúp nhiều nhân viên tách biệt giữa công việc và cuộc sống gia đình.
Thật không may, sau hai năm làm việc từ xa, nhiều nhà lãnh đạo đã sử dụng thời gian di chuyển của mình để thực hiện thêm công việc và trách nhiệm, làm tăng sự mệt mỏi tinh thần. Khi công việc và cuộc sống hòa quyện vào nhau mà không có cấu trúc vật lý, việc xây dựng giới hạn lành mạnh phụ thuộc vào ý chí và sự kiên nhẫn của nhà lãnh đạo. Việc thiết lập và tuân thủ giới hạn lành mạnh là quan trọng đối với sự phát triển tinh thần, thể chất và tâm lý của tất cả mọi người.
Trong quá trình tư vấn và tư vấn của tôi, tôi làm việc với các nhà lãnh đạo để tạo ra những thói quen lành mạnh nhằm tối ưu hóa hiệu suất và sức khỏe của họ.
2. Hiểu rõ nhịp sinh học của cơ thể và điều chỉnh lịch làm việc cho nhu cầu tâm lý, tình cảm và thể chất của bạn
Phần này đi kèm với điểm đầu tiên. Để duy trì mức năng lượng của bạn, bạn cần hiểu rõ những thói quen cá nhân của mình. Bạn có phải là người sáng sớm hay là cú đêm? Bạn cần bao nhiêu giờ ngủ mỗi đêm để cảm thấy được nghỉ ngơi và sẵn sàng cho ngày mới? Trong khoảng thời gian nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất?
Sau khi đã tạo ra một hồ sơ cá nhân về nhu cầu và thói quen của mình, bạn có thể tạo ra một lịch làm việc dựa trên thời gian hoạt động cao nhất của mình. Không cảm thấy năng lượng đầy đủ vào buổi sáng? Hãy xem xét việc sử dụng thời gian đó để hoàn thành các nhiệm vụ ít tốn công suy nghĩ như trả lời email đơn giản.
3. Ưu tiên danh sách việc cần làm của bạn
Chúng ta đều có hàng triệu việc cần làm vào bất kỳ thời điểm nào, điều này có thể gây choáng ngợp nghiêm trọng. Để giải quyết danh sách việc cần làm của bạn, hãy sử dụng Ma trận Eisenhower, tức là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng. Đây là một cách để phân loại danh sách nhiệm vụ của bạn thành bốn danh mục dựa trên tính khẩn cấp và quan trọng và cung cấp một chiến lược quan trọng để hoàn thành công việc.
Urgent & Important; do first - Bắt đầu bằng việc tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành trong ngày hôm nay.
Not urgent & important; schedule - Bạn sẽ muốn lên lịch các nhiệm vụ quan trọng nhưng ít khẩn cấp cho một ngày sau này.
Urgent & not important; delegate - Giao các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng cho những người khác trong nhóm của bạn.
Not urgent & not important; don't do - Có một nhiệm vụ nào đó trên danh sách việc cần làm của bạn không quan trọng hoặc khẩn cấp? Xóa nó khỏi danh sách.
4. Phân loại lịch làm việc của bạn và chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể
Chúng ta có thể chia lịch làm việc của mình thành các danh mục khác nhau. Ví dụ, chúng ta có thể đánh dấu các nhiệm vụ cụ thể là công việc quản lý hoặc công việc cá nhân/gia đình. Lịch làm việc số của chúng ta, Google hoặc Apple, cung cấp cách dễ dàng để đánh dấu màu sắc hoặc gắn nhãn cho các nhiệm vụ và sự kiện, và đây là một cách đơn giản để trực quan hóa.
Lịch làm việc của bạn nên phản ánh Danh sách việc cần làm của bạn. Mỗi nhiệm vụ quan trọng và công việc cần hoàn thành đều cần một khối thời gian riêng biệt để bạn có thể hoàn thành. Bạn có nhiệm vụ phải xem xét và chỉnh sửa Báo cáo Hội đồng quản trị của mình? Hãy chặn thời gian riêng biệt.
Đang dự đoán một cuộc trò chuyện đầy cảm xúc với một nhân viên? Lên lịch trên Google Calendar của bạn với 15 phút chuẩn bị và thời gian tổng kết. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tuân thủ lịch tập thể dục của mình hoặc bỏ lỡ bữa tối gia đình, hãy chặn lịch của bạn. Muốn dành một vài giờ với người bạn đời vào sáng thứ Bảy trước khi cuộc hỗn loạn bắt đầu? Chặn thời gian trên lịch của bạn. Không tuân thủ nguyên tắc này sẽ khiến bạn thất vọng từ tuần này sang tuần khác vì không làm việc theo đúng ưu tiên của mình mà bị điều khiển bởi các yêu cầu bên ngoài.
5. Bỏ ý tưởng về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và hướng tới tích hợp công việc và cuộc sống
Chúng ta thường nói về khái niệm cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng có cách tốt hơn để khái niệm hóa sự cân bằng giữa công việc và trách nhiệm cá nhân. Thay vào đó, hãy tái khám phá thời gian của bạn: ưu tiên việc thiết lập một tích hợp công việc và cuộc sống. Stephen Kohler, CEO và người sáng lập Audira Labs, mô tả tích hợp công việc và cuộc sống như sau: "Cân bằng giữa công việc và cuộc sống tập trung vào việc giữ cho công việc và cuộc sống cá nhân của bạn riêng biệt, nhưng bình đẳng, trong khi tích hợp công việc và cuộc sống tập trung vào niềm tin rằng không có sự phân biệt giữa hai mặt này và cả hai phải cùng tồn tại hòa hợp."
Vậy điều này trông như thế nào? Bạn có thể lên lịch tham gia một cuộc họp trực tuyến kéo dài hai giờ mà không yêu cầu sự chú ý đầy đủ của bạn. Bạn có thể tham gia cuộc họp này trong khi đi dạo trong thiên nhiên hoặc nấu ăn.
Hoặc, nếu bạn làm việc từ xa, bạn có thể chia ngày của mình thành các đoạn khác nhau. Có thể bạn dành hai giờ đầu tiên của ngày để chuẩn bị con cái đi học. Sau đó, bạn dành hai giờ để tham gia cuộc họp trực tuyến và trả lời email. Sau đó, bạn dành một giờ để tập thể dục. Vào buổi tối, bạn có thể dành 30 phút để học ngôn ngữ mới mà bạn luôn mong muốn.
Tất cả những ưu tiên của bạn phải được phản ánh trong lịch làm việc của bạn, cả cá nhân và chuyên nghiệp. Điều quan trọng là thiết lập một mối quan hệ lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn và đánh giá cao cả hai khía cạnh.
6. Tạo không gian cho các ngày "không có cuộc họp" để sáng tạo
Mặc dù chúng ta có thể cảm thấy bị ép buộc phải lấp đầy lịch trình của mình bằng các nhiệm vụ, chúng ta cần chỉ định không gian trong lịch làm việc của mình. Các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng một chút thời gian rảnh rỗi, một không gian cho sự chán chường trong ngày của bạn, là điều cần thiết. Theo Andreas Elpidorou của Đại học Louisville, sự chán chường là "trạng thái điều chỉnh giúp bạn tuân thủ các dự án của mình. Mà không có sự chán chường, bạn sẽ vẫn bị mắc kẹt trong các tình huống không thỏa mãn và bỏ lỡ nhiều trải nghiệm đáng giá về mặt cảm xúc, nhận thức và xã hội. Sự chán chường đồng thời là cảnh báo rằng chúng ta đang không làm những gì chúng ta muốn làm và là một "đẩy" thúc đẩy chúng ta chuyển đổi mục tiêu và dự án."
Ít nhất một lần trong tháng, hãy chỉ định một ngày rảnh rỗi để giải phóng tâm trí khỏi tất cả những việc cần làm. Cho phép tâm trí bạn đi lang thang vào những ý tưởng, dự án và giải pháp mới. Tạo cho bản thân không gian để sáng tạo.